Das zentrale Element des kollaborativen Arbeitens sind cloudbasierte Dokumentenmanagementsysteme, auf denen die Benutzer*innen gleichzeitig Dokumente bearbeiten und ablegen können. Für viele Menschen ist diese Art von Arbeit eher ungewohnt, was zu einigen Vorbehalten führt. Vor allem das Gefühl, beim Entwerfen eines Dokumentes von anderen beobachtet zu werden, stößt schnell auf Ablehnung. Doch genau das ist nicht der Fall. Man kann weiterhin im „stillen Kämmerlein“ erst einmal einen Textentwurf oder eine Tabelle erstellen, um sie dann zur Revision mit anderen weiter zu bearbeiten. Änderungen und Löschungen von anderen werden farblich markiert, so dass keine Passage plötzlich verschwinden kann.
Über eine Chatfunktion können sich die Teilnehmenden über Änderungen austauschen und Fragen stellen. Aber warum sollte man überhaupt ein Dokument mit mehreren Mitarbeitenden bearbeiten? Der Vorteil liegt auf der Hand. Da es nur ein einziges Dokument gibt, kann es nicht mehr zu Fehlern bei der Versionierung kommen.
Das gleiche gilt auch für Tabellen. Werden z.B. an verschiedenen Stellen Daten erhoben, so können diese ohne Umwege sofort in das Dokument eingetragen werden. So werden Fehler, die durch Umwege entstehen sowie Wartezeiten vermieden werden.