Home-Office richtig einrichten

Die Corona-Krise zwingt viele kleine und mittelständische Unternehmen dazu, Home-Office für ihre Mitarbeitenden einzurichten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das Arbeiten von zu Hause aus schnell und sicher möglich machen können.

  • Team-Kommunikation
  • Videokonferenzen
  • Dateiaustausch

Aufzeichnung des Web-Seminars "Arbeiten im Home-Office" vom 1. April 2020

Unser Web-Seminar zum Thema "Arbeiten im Home-Office" mit vielen Tipps & Anregungen. Hören Sie doch mal rein. Den Foliensatz können Sie hier herunterladen.

Digitale Tools für Home-Office

Gerade, wenn das ganze Team im Home-Office sitzt, wird die Kommunikation zur Herausforderung. Hier sind gute Tools und Kommunikationsregeln gefragt. Zudem müssen datenschutzrechtliche Themen beachtet werden. Es gibt viele unterschiedliche Lösungen, von einfachen Tools bis hin zu professionellen Business-Lösungen. Entscheidend ist, dass Sie sich bewußt machen, welche Anforderungen das Tool erfüllen muss.

Bekannte Tools für kollaboratives Arbeiten sind z.B.:

  • Microsoft Office 365
  • Google Suite
  • Cisco WebEx
  • Slack
  • GoToMeeting
  • Zoom
  • Discord
  • Box
  • Nextcloud

Die DIHK hat eine kurze Übersicht mit alternativen Software-Lösungen erstellt. Diese Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Alle genannten Lösungen sind laut deren Eigenangabe DSGVO-konform.

Aufgeführt werden unter anderem Alternativen für Terminvereinbarungen/-abfragen, für den Versand größerer Datenmengen / Dokumentenaustausch, für gemeinsames Projektmanagement oder für Videokonferenzen / Screensharing.

Bitte wenden Sie sich bei Interesse an dieser Liste an:
DIHK - Deutscher Industrie- und Handelskammertag e.V.
Ronald Schulze - (Leiter Koordinationsstelle IT-Sicherheit | CISO)
E-Mail: schulze.ronald@dihk.de

Feste Strukturen im Home-Office fördern

Plötzlich im Home-Office kann zu Anfang für Ihre Mitarbeitenden eine große Herausforderung sein. Die Arbeitsabläufe sind noch nicht geklärt und auch der Umgang mit den neuen Kommunikationsmitteln muss eingeübt werden. Wichtig ist, dass auch zu Hause der Arbeitsalltag strukturiert ist. Vielen kann es daher helfen, wenn auch für das Home-Office eine feste Arbeitszeit vorgegeben ist. Diese kann zum Beispiel mit einem täglichen Statusmeeting per Videokonferenz mit dem Team beginnen.

Teamspirit und Wertschätzung

Gerade zu Anfang ist es wichtig, die unterschiedlichen Bewältigungsstrategien mit der Krise bei Ihren Mitarbeitenden zu achten. Arbeit und Struktur sollte nicht als Pflicht und damit womöglich als zusätzliche Last empfunden werden, sondern als eine Möglichkeit, sich von den Sorgen abzulenken und das Gefühl von Stabilität zurück zu gewinnen. Auch die Wertschätzung ist noch wichtiger als je zuvor geworden. Statt moralischen Druck aufzubauen, motivieren und inspirieren Sie Ihr Team. Zeigen Sie sich gegenseitig, dass Ihre Arbeit wichtig ist und arbeiten Sie zusammen an einer Vision für die Zeit nach Corona.

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Produktivität im Home-Office

Generell gilt es beim Home-Office einige Regeln zu beachten, um ein produktives Arbeiten zu ermöglichen.

Arbeitskleidung

Achten Sie auch im Home-Office darauf, sich wie im Büro zu kleiden. Das hilft Ihnen mental dabei, die Arbeitszeit von der Freizeit abzugrenzen.

Arbeitsplatz

Der Arbeitsplatz selbst sollte gut gewählt sein. Im besten Falle gibt es ein eigenes Arbeitszimmer. Problematisch sind Orte, an denen das Familienleben stattfindet oder wo nachts geschlafen wird. Auch hier ist es wichtig, dass Arbeit und Leben getrennt sind.

Störfaktoren

Die größte Herausforderung ist es die Störfaktoren zu minimieren, gerade wenn Kinder zu Hause sind. Hier sollten klare Regeln mit der Familie aufgestellt werden. Auch Zeitfresser wie Soziale Medien sollten während der Arbeitszeit abgestellt werden. Da viele auf das Smartphone angewiesen sind hilft es, die Benachrichtigungen von Diensten auszustellen, die nicht für die Arbeit gebraucht werden.

Struktur

Was muss gemacht werden? Was ist dringend? Was dauert länger und braucht große Aufmerksamkeit? Eine gute Tagesplanung hilft dabei, den Arbeitstag gut zu strukturieren. Hier können Tools wie ein Kanban-Board helfen, das schnell mit ein paar PostIts an der Wand realisiert werden kann. Auch die Team-Meetings sollten regelmäßig zu bestimmten Uhrzeiten stattfinden.

Ziele definieren

Was will ich heute alles erreichen? Wer sich zu Arbeitsbeginn eine ToDo-Liste der Dinge aufschreibt, die er bis Feierabend erledigen will, ist produktiver. Das gute Gefühl, etwas erledigt zu haben motiviert über den gesamten Arbeitstag hinweg.

Teamkommunikation

Die Teamkommunikation muss gut organisiert sein. Ein ausschließliches Kommunizieren über Email ist oft nicht zielführend. Besser sind Chat- und Videokonferenzsysteme, die je nach Bedarf genutzt werden sollten. Videokonferenzen mit dem Team sollten in regelmäßigen Abständen stattfinden. Chats sind für kleinere Fragen in die Runde oder eine Einzelperson gut geeignet.

Pausen machen

Auch im Home-Office müssen regelmäßig Pausen gemacht werden. Diese sollten dazu genutzt werden, den Raum zu lüften und sich zu bewegen. Ein Spaziergang an der frischen Luft kann den Kopf freimachen. Natürlich im Rahmen der vor Ort geltenden Corona-Präventions-Regeln.

Rechtliche Grundlagen

Ob Home-Office zugelassen wird, wird im Normalfall im Arbeitsvertrag festgelegt. Es gibt kein generelles Recht auf Home-Office. In einer Krisensituation wie der aktuellen sollten Arbeitnehmende sich daher mit Ihrem Arbeitgeber absprechen und nicht eigenmächtig von Zuhause aus arbeiten. Ebenso kann auch das Unternehmen Angestellte nicht zwingen, im Home-Office zu arbeiten.

Weitere rechtliche Antworten können Sie hier nachlesen.

Was ist Arbeiten 4.0?

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