Change-Management im Mittelstand
Um Ihre digitale Transformation erfolgreich umzusetzen, brauchen Sie eine gute Strategie sowie ein Change-Management. Aber was bedeutet Change-Management?
Was ist Change-Management
Change-Management beschreibt die Planung und Durchführung jeglicher Aktivitäten, die betroffene Mitarbeitende und Führungskräfte auf eine veränderte zukünftige Situation vorbereiten sollen. Der vom Change-Management durchzuführende Prozess soll für eine möglichst reibungslose Umsetzung sorgen.
Dabei werden drei Phasen durchlaufen:
So entwickeln Sie eine Vision
Die Notwendigkeit und die Ziele der Veränderung müssen klar und deutlich aufgestellt werden. Dabei formuliert das Management zusammen mit Mitarbeitenden eine Vision. Hierzu kann z.B. ein Workshop durchgeführt werden, in dem verschiedene Ideen, Meinungen und Hinweise zusammengetragen werden, die relevant für die Umsetzung sind.
Die Vision sollte anschließend an jeden einzelnen Mitarbeitenden kommuniziert werden. Dies kann in Form von Informationsveranstaltungen und Teamrunden erfolgen. Nur wenn alle darüber informiert sind, wo es hingehen soll, kann ein erfolgreicher Veränderungsprozess starten.
Einen beispielhaften Ablauf sehen Sie in der Grafik:
Change-Prozess richtig kommunizieren
Um die Vision erfolgreich durchführen zu können, sollte ein Kommunikationskonzept erstellt werden. Kommunikation ist der Schlüssel für den Erfolg des Veränderungsprozesses und sollte immer in Form eines Dialoges stattfinden.
Da Veränderungen bei den Mitarbeitenden Unsicherheit, Unruhe und eine Vielzahl an Fragen aufwerfen können, ist es sehr wichtig, nicht nur sachliche Elemente zu kommunizieren, sondern auch auf die emotionale Situation einzugehen. Oft sind es Fragen, die sich konkret auf den eigenen Arbeitsplatz beziehen:
- Wie sicher ist mein Arbeitsplatz?
- Wird die neue Software funktionieren?
- Wie verändern sich meine Aufgaben?
- Was wird aus den Aufgaben, die ich gut beherrsche und gerne übernehme?
Aufgrund dieser psychologischen Faktoren ist es wichtig ausreichend Raum und Zeit für die Stimmung Ihrer Beschäftigten einzuräumen. Insbesondere Widerstände können hierdurch reduziert werden, denn die Kommunikation ermöglicht die Auseinandersetzung mit der Veränderung.
Mitarbeitende beteiligen
Ein großer Erfolgsfaktor eines Veränderungsprozesses ist es, Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte zu beteiligen und sie zu integrieren. Sie können so Wissen und Meinungen einbringen und sich ausführlich mit den Inhalten auseinandersetzen und aktiv mitgestalten.
Die Integration hilft Ihren Mitarbeitenden, sich besser mit dem Projekt zu identifizieren. Damit steigt auch die Akzeptanz für die Veränderung. Für die Beteiligung gibt es verschiedene Modelle. Die Maßnahmen sollten dabei zwei Ziele verfolgen:
- Mehr Akzeptanz für die Veränderung schaffen
- Die Qualität des Veränderungsprozesse durch das Einbringen von Wissen und Erfahrungen der Mitarbeitenden
Für die Auswahl der Maßnahmen eignet sich z.B. eine Umfeldanalyse, die darstellt, wer inwiefern von den Veränderungen betroffen ist. Zu den Beteiligungsmaßnahmen gehören z.B. die Aufstellung von Veränderungsprojekt-, Beratungs- oder Multiplikatoren-Teams.
Mitarbeitende qualifizieren
Veränderungsprozesse sind Lernprozesse, in denen alte Workflows und Gewohnheiten wegfallen können und neue erlernt werden müssen. Im ersten Schritt sollten Sie die von der Veränderung betroffenen Funktionen und deren Anforderungen identifizieren. Dabei geht es um die Erstellung von Funktionsprofilen (Auflistung der Kernaufgaben und Kompetenzen) und wie sie in Zukunft aussehen sollen.
Im zweiten Schritt werden zunächst die Ist-Kompetenzen der Mitarbeitenden definiert. Im Anschluss wird die Differenz zwischen den bestehenden und den zukünftig erforderlichen Kompetenzen herausarbeiten. Dafür eignet sich insbesondere ein Workshop, an dem die Führungskräfte, der Veränderungsmanager, die Personalabteilung und weitere Mitarbeiter teilnehmen.
Zuletzt geht es um die Umsetzung der Maßnahmen. Hier können Sie verschiedene Werkzeuge nutzen. Zum Beispiel:
- Veränderungswerkstatt: Hier wird gemeinsam eine mögliche Umsetzung der Veränderung erarbeitet. In einer solchen Werkstatt ist auch Raum für Training.
- Teamentwicklung: Die Teamentwicklung dient der Klärung von Zielen, Abläufen und Rollen. Sie unterstützt unter anderem die Zusammenarbeit und das Lernen in Gruppen. Eine Teamentwicklung ist sinnvoll, wenn beispielsweise neue Abteilungen gegründet werden, bestehende Teams zusammengelegt oder neue Kollegen aufgenommen werden.
- Stammtisch: Ein Stammtisch ist besonders für Führungskräfte geeignet. Gerade durch die Veränderungen entstehen Herausforderungen die in Sachen Führung Fragen aufwerfen. Jeder Stammtisch sollte sich auf ein spezifisches Thema konzentrieren. Hilfreich sind kurze Impulsvorträge mit anschließender Diskussion.