VOLTUS GmbH: Optimierung von digitalen Kernprozessen

  • Erfolgsgeschichte
  • Voltus GmbH
  • 70 Mitarbeitende
  • Fachhandel
  • Umsetzungsprojekt

Die Umstellung auf ein neues System muss gut geplant und durchgeführt werden, denn oft sind mehrere Kernprozesse und Schnittstellen betroffen. Gerade beim Wechsel der Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP) können vielseitige Herausforderungen entstehen. So auch bei VOLTUS aus Bad Schwartau, die eine Methode des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums nutzten, um die Kernprozesse und Schnittstellen transparent zu dokumentieren, damit die Einführung des neuen Systems reibungslos gelingt.

VOLTUS ist ein Online Elektro-Shop für Privat- und Gewerbekund:innen. Um die Kundenzufriedenheit zu steigern, steht ein Wechsel des vorhandenen ERP-Systems an. Jedoch sind die Kernprozesse des Unternehmens teilweise noch nicht präzise dokumentiert, genauso wie die Funktionalitäten und Schnittstellen des IT-Systems. Um die Migration der neuen Software so risikolos wie möglich zu gestalten, ist eine Analyse daher unabdingbar.

Das alte ERP-System kann die hohen Ansprüche, die der Online-Handel mit sich bringt, nicht mehr ausreichend erfüllen. So soll zukünftig das Volumen bzw. die Anzahl der Packstücke pro Kundenauftrag automatisch kalkuliert werden, um z.B. den optimalen Frachtführenden bestimmen zu können. Im Online-Handel kommt es darauf an, dass die Kund:innen ihre Ware so schnell wie möglich in gewünschter Größe, Anzahl und Qualität erhalten. Das neue ERP-System soll genau das leisten. Es berechnet die Anzahl der Pakete, wählt den richtigen Frachtführenden aus und übermittelt den voraussichtlichen Liefertermin an die Kund:innen.

Mithilfe der vom M4KK entwickelten Prozessorientierten Systemanalyse (PSA) wurde im ersten Schritt der sogenannte Order-to-Delivery-Prozess (ODP) aufgenommen und modelliert. Anhand der Darstellung konnten dann die notwendigen Informationen, die für die Migration des neuen ERP-Systems benötigt werden, gebündelt und zugänglich gemacht werden. Damit erhöht die Methode die Transparenz über die Prozesse, Schnittstellen und IT-Systeme bei VOLTUS.

Prozess-Modellierung mithilfe der Prozessorientierten Systemanalyse

Häufig scheitern Digitalisierungs-Projekte, weil die Anforderungen nicht deutlich aufgenommen und formuliert werden. Wenn die Anzahl der verwendeten IT-Systemen zu hoch ist, kann das zur Intransparenz der vorhandenen Daten und damit der dahinter liegenden Informationen führen. Viel zu oft sind die Details über den Aufbau und die Funktionsweise der Systeme sowie der Daten- und Informationsaustausch nicht ausreichend verständlich. Die Prozessorientierte Systemanalyse (PSA) konzentriert sich darauf, die für die Optimierung wesentlichen Informationen vereinfacht und grafisch darzustellen.

Herausforderungen beim Order-to-Delivery-Prozess

Die PSA wurde bei VOLTUS angewandt, um die notwendigen Informationen für die geplante Migration des ERP-Systems zu bündeln und einfach verständlich darzustellen. Ziel war es, die Umstellung möglichst reibungslos und in der geplanten Zeit, Qualität und mit den vorgesehenen Kosten durchzuführen. Vor allem die Probleme mit den Schnittstellen, die bei diesen Projekten häufig auftreten können, wurden vermieden.

Für eine bessere Transparenz wurden die einzelnen Prozessschritte, wie bspw. Kundenbestellung und Kommissionierung detailliert beschrieben. Basierend auf den Beschreibungen konnte dann der Prozess des Unternehmens modelliert und auf Schwachstellen untersucht werden.

Beispielprozess der Prozessorientierten Systemanalyse "Order-to-Delivery-Prozess"

Als Ergebnis wurde der O2D-Prozess detailliert dargestellt. Es wurden 13 Systembrüche und neun Optimierungsmöglichkeiten erfasst, die nun behoben werden können. Die PSA hat dem Unternehmen geholfen, erheblich mehr Transparenz über die aktuellen Prozesse zu erhalten und konnte so Fehlinvestitionen bei der Migration auf das neue System vermeiden.

Ansprechpartnerin

Lisa Neumann
Wirtschaftlichkeit

Lisa Neumann
Telefon: 0451 300 5711

So geht das mit den Projekten

Wenn Sie gerne wissen möchten, wie Sie ein Projekt mit dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kiel angehen und umsetzen können, dann haben wir die wesentlichen Informationen schon einmal hier zusammengestellt.