Videokonferenzen organisieren: Sieben Meetingregeln

  • Experten-Stimme

In der Corona-Krise sind Videokonferenzen besonders gefragt. Doch genauso wie bei normalen Meetings gilt es, einige Regeln einzuhalten.

Neun Uhr, morgendliches StandUp mit dem ganzen Team. Zehn Uhr, Führungskräfte-Runde. Elf Uhr, Beratungstermin mit einem Kunden. Bei Feierabend rote Augen und kaum etwas geschafft. Videokonferenzen sind schnell und einfach organisiert. Sie dürfen aber auch kein Zeitfresser werden. Mit diesen simplen Regeln machen Sie ViKons produktiv.

1. Feste Termine vereinbaren

Konzentriertes Arbeiten und eine gute Struktur des Arbeitstages sind wichtig, um auch im Home-Office produktiv zu sein. Daher sollten Sie auf spontane Anrufe oder Videokonferenzen so gut es geht verzichten.

Besser ist, es die Meetings an bestimmten Wochentagen zu bestimmten Uhrzeiten anzusetzen. Zum Beispiel ein kurzes Morgenmeeting, wo jedes Teammitglied kurz erzählt, was es gerade macht. Ein Wochenmeeting, in dem größere Projekte geplant werden und themenbezogene Meetings, zu denen sich nur die Betroffenen verabreden.

2. Tagesordnung und Zeit

Themen, die während des Meetings besprochen werden sollen, sollten im Vorwege angemeldet und von der Moderation (in der Regel die Teamleitung) nach Themen und Priorität sortiert werden. Diese Tagesordnung wird am Morgen oder am Vortag an alle geschickt, so dass sich alle auf die Themen vorbereiten können.

Eine Tagesordnung hat den Vorteil, dass während der Sitzung nicht zwischen den Themen hin und her gesprungen wird. Zudem kann sie so sortiert werden, dass Teammitglieder die Sitzung früher verlassen können, wenn die Themen nur für einen engen Kreis relevant sind. Zudem sollte festgelegt werden, wie lang das Meeting maximal geplant ist.

3. Small-Talk

Auch dem Small-Talk sollten Sie einen geregelten Rahmen geben. Zum Beispiel mit einem kurzen „Check-in“ zu Beginn der Sitzung. Dabei sollte eine Timebox eingerichtet werden, denn gerade in Videokonferenzen neigen wir schnell dazu, ins Plaudern geraten und schon ist eine halbe oder ganze Stunde verloren. Daher ist es besser, auch diese eher persönlichen Gespräche gut zu moderieren.

4. Redeliste

Wie auch in Präsenzmeetings gibt es Teilnehmende, die viel reden und andere, die eher schweigsam sind. Das Video macht es für die Schweigsameren noch schwieriger, sich während einer Diskussion durchzusetzen. Die Gefahr unterbrochen oder überhört zu werden, ist hier noch größer als im realen Leben. Einige Videokonferenztools bieten daher die Funktion „Hand heben“ an, mit der die Teilnehmenden nacheinander drangenommen werden können. Damit kann jeder in Ruhe seinen Wortbeitrag leisten.

5. Redezeit

Lange Wortbeiträge können während eines Meetings alle anderen Teilnehmenden ermüden. Das gilt vor allem bei einer Videokonferenz. Eine Redezeitbegrenzung hilft, den eigenen Wortbeitrag auf die wesentlichen Inhalte und Argumente zu reduzieren.

6. Präsentation

Die meisten Videokonferenzsysteme bieten die Möglichkeiten, Präsentationen zu zeigen. Das kann helfen, die Ideen und Gedanken für alle anderen besser zu visualisieren. Auch virtuelle Whiteboards sind sehr beliebt. Während einer Präsentation sollten alle Teilnehmenden ihr Mikrophone ausschalten, um Störgeräusche zu vermeiden. Fragen können über den Chat oder per ‚Hand heben‘ gestellt werden.

7. Formulierung der Ergebnisse und Arbeitsaufträge

Nichts ist unbefriedigender als ein Meeting, das lange dauert und ergebnislos bleibt. Zu Beginn des Meetings sollten daher alle Ergebnisse und Arbeitsaufträge der letzten Sitzung kurz besprochen werden und am Ende die neuen in einem Protokoll festgehalten werden. Ein elektronisches Kanban-Board kann während der ViKon besprochen und mit den neuen Aufgaben gefüllt werden.

Wie funktioniert virtuelle Teamarbeit?

Wir haben für Sie einen kurzen Überblick zusammengestellt, wie Sie kollaboratives Arbeiten organisieren können.

Autorin

Jessica Kordouni
Öffentlichkeitsarbeit

Jessica Kordouni