Modehaus Meissner - Plattformübergreifende Aktualisierung von Beständen

  • Erfolgsgeschichte
  • Alfons Meißner GmbH & Co. KG
  • 20 Mitarbeitende
  • Einzelhandel
  • Umsetzungsprojekt

Das Modehaus Meissner in Lübeck ist ein familiengeführtes Modeunternehmen und möchte die Digitalisierung nutzen, um das stationäre Geschäft um den Online-Handel zu erweitern. Dabei greift das Unternehmen auf bereits bestehende Plattformen zurück, was zu besonderen Herausforderungen führt. Denn durch die Nutzung mehrerer Market-Places können Überverkäufen entstehen, die vor allem durch die manuelle Eingabe der Verkäufe in das ERP-System verursacht werden. Die Folge sind Stornierungen von Seiten des Händlers und Unzufriedenheit bei den Kund:innen. Hier hat das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kiel das Modehaus dabei unterstützt, neue Anforderungen an ihr System zu formulieren.

Im Internet sind es die Menschen gewohnt, die Ware schnell, unkompliziert und in gewünschter Qualität zu erhalten. Jeder Fehler kann zu einer schlechten Bewertung und damit zu einem Imageverlust führen. Häufen sich diese Fehler, dann ist der Imageschaden kaum noch zu reparieren. Daher ist es wichtig, hier sorgfältig vorzugehen und die Möglichkeiten der Digitalisierung zu nutzen, um alle Ansprüche zu erfüllen. Das ERP-System von Meissner konnte diese Anforderung nicht erfüllen. Immer wenn ein Artikel verkauft wurde, musste die Bestandsänderung manuell eingegeben werden, was die Risiken für Überkäufe steigerte. Das Modehaus Meissner suchte daher nach einer Lösung, mit der die Bestände automatisch aktualisiert werden, sobald Kund:innen auf einer Verkaufsplattform ihren Kauf getätigt haben.

Prozess-Modellierung mithilfe der Prozessorientierten Systemanalyse

Häufig scheitern Digitalisierungs-Projekte, weil die Anforderungen nicht deutlich aufgenommen und formuliert wurden. Eine Vielzahl von IT-Systemen führt zu Intransparenz von vorhandenen Daten und dahinter liegenden Informationen. Meistens sind der Aufbau und die Funktionsweise der Systeme im Detail sowie der Daten- und Informationsaustausch zwischen den Systemen nicht verständlich. Die Prozessorientierte Systemanalyse (PSA) konzentriert sich darauf, die für das Digitalisierungs-Projekt wesentlichen Informationen vereinfacht darzustellen.

Die Merkmale und Vorteile der Methode:

Die PSA beschränkt sich auf wenige und selbsterklärende Symbole. Die Methode kommt mit 12 Symbolen aus, deren Bedeutung sofort verständlich sind. Dies ergibt einen geringeren Schulungsaufwand. Dazu kommt, dass keine Lizenzgebühren für die Nutzung anfallen.

Die Betonung von Schnittstellen von Systemen oder Organisationseinheiten und dem dort stattfindenden Datenaustausch wird durch dicke Balken dargestellt. Die Darstellung dieser Informationen ist wesentlich für die Anforderungsanalyse von Digitalisierungs-Projekten.

Eine klare Systematik zur Verfeinerung und Vergröberung der Ansicht ermöglicht eine klare und transparente Darstellung. Der Maßstab wird wie bei einer Landkarte Stück für Stück verfeinert. Pro Prozess-Schicht wird maximal eine DIN A4 Seite benötigt.

Herausforderungen bei der Bestandsaktualisierung

Um die geeignete Anpassung des ERP-Systems zu formulieren, mussten die notwendigen Anforderungen untersucht werden. Dazu gehörte u.a., dass das System in der Lage sein muss, Daten über diverse Schnittstellen mit verschiedenen Online-Plattformen auszutauschen, um damit die automatisierte Bestandsaktualisierung möglich zu machen.

Der erste Schritt bestand darin, den Prozess von der Kundenbestellung bis zur Auslieferung aufzunehmen und darzustellen. Im Rahmen mehrere Interviews mit den Mitarbeitenden von Meissner wurde dieser Weg detailliert aufgenommen. Basierend auf den Erkenntnissen wurde dann mithilfe der PSA der Prozess modelliert. Dabei wurden folgende Schwachstellen sichtbar:

  • Die Bestandsaktualisierungen wurden erst nach dem manuellen Ausscannen der Ware übertragen, was zu spät ist, um Überverkäufen zu verhindern.
  • Dieser Fehler entstand vor allem bei simultanen Verkäufen auf mehreren Plattformen.
  • Die Latenz zwischen Verkäufen und globaler Bestandsaktualisierung lag in Einzelfällen bei bis zu zwei Tagen, meist ausgelöst durch das Wochenende.

Um die identifizierten Schwachstellen zu beheben, wurde folgende Handlungsempfehlung vorgestellt:

  • Die Bestandsveränderungen sollen direkt nach Auftragsannahme mit allen angeschlossenen Plattformen automatisiert geteilt werden.
  • Hierzu soll der neue Bestand ohne Aufnahme eines lokalen, reservierten Bestands gleich an die Partnerplattformen durchgeschossen werden.
  • Das ERP-System soll erweitert werden, um das automatisierte Synchronhalten des lokalen Bestandes über alle Plattformen hinweg zu ermöglichen.

Für die Anpassung des ERP-Systems ist es notwendig, sich die für die Bestands-Aktualisierung notwendigen Informationen, welche an die Online-Plattformen übermittelt werden sollen, zu dokumentieren. Diese werden im Rahmen der PSA an den Schnittstellen (dicken Balken) notiert.

Beispielprozess der Prozessorientierten Systemanalyse „Anbindung an die Handelsplattform Zalando“

Ergebnis

Die Formulierung der Anforderungen haben die Anpassungen des ERP-System konkret beschrieben. Damit konnten die Überkäufe verhindert werden. Dies führte auf den Plattformen zu einer besseren Bewertung des Händlers Meissner und somit zu einer höheren Sichtbarkeit, insbesondere regional.

Ansprechpartnerin

Lisa Neumann
Wirtschaftlichkeit

Lisa Neumann
Telefon: 0451 300 5711

So geht das mit den Projekten

Wenn Sie gerne wissen möchten, wie Sie ein Projekt mit dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kiel angehen und umsetzen können, dann haben wir die wesentlichen Informationen schon einmal hier zusammengestellt.

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Was kann eine Prozessanalyse leisten, um Herausforderungen beim plattformübergreifenden Verkauf zu minimieren?

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Unsere Praxisbeispiele stellen wir Ihnen auch zum praktischen Download zur Verfügung. Mehr Informationen finden Sie auch in unserer Infothek.

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