Eine Sache der Technik: Hybride Veranstaltung organisieren

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Sie planen eine Konferenz, eine Schulung oder eine andere Veranstaltung, die sowohl digital als auch vor Ort durchgeführt werden soll? Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kiel zeigt Ihnen, welche technischen Faktoren Sie bei der Durchführung einer hybriden Veranstaltung beachten sollten.

Das Jahr 2020 hat Online-Veranstaltungen zwangsweise salonfähig gemacht. Jedoch zeigte sich damit auch, wie wichtig es ist, dass Menschen in Präsenz zusammenkommen, denn Empathie, Kreativität oder auch nur Faktoren wie Atmosphäre, lassen sich in den Online-Formaten nur eingeschränkt umsetzen. Dennoch haben Online-Events ihre Vorteile. Teilnehmende können auch spontan mitmachen, es werden Fahrkosten gespart und die Inhalte können leicht archiviert werden. Darum spielen immer mehr Veranstalter:innen mit dem Gedanken, ihre Events in hybrider Form anzubieten. Hybrid bedeutet, dass Besucher:innen die Wahl haben, ob sie direkt vor Ort oder über das Internet teilnehmen wollen.

Grundsätzlich lässt sich festhalten, dass hybride Formate aufgrund der vielen Ausgestaltungsmöglichkeiten unterschiedlich durchgeführt werden können. Es gibt jedoch einige grundlegende Dinge, die bei der Planung einer hybriden Veranstaltung berücksichtigt werden sollten, die wir Ihnen hier vorstellen wollen.

Wann sind hybride Formate sinnvoll?

Tatsächlich reicht es in der Regel nicht, bei einer hybriden Form für die Online-Gäste nur einen Livestream anzubieten. Die Interaktionsmöglichkeiten sind entscheidend, wenn die Veranstaltung auch online ein Erfolg werden soll. Diese Art der Teilnahme sollte dabei immer niedrigschwellig sein und dafür sorgen, dass die Online-Teilnehmenden auch inhaltlich vorangebracht werden. Im Umkehrschluss heißt das: Ist eine sinnvolle Einbindung nicht möglich, dann macht eine hybride Veranstaltung eher weniger Sinn, denn das Kosten-Nutzen-Verhältnis stimmt nicht mehr. Ausnahme ist, wenn eine Aufzeichnung später für weitere Zwecke zur Verfügung gestellt werden soll.

Digitalisierung der Veranstaltung

Bevor man darüber nachdenkt, die Veranstaltung in hybrider Form anzubieten oder aufzuzeichnen, sollten die Kosten des Equipments evaluiert werden. Diese unterscheiden sich je nach Größe der Veranstaltung. Konferenzen mit vielen Menschen brauchen grundsätzlich eine aufwendigere Ausrüstung als eine kleine Schulung, für die auch eine einfache Videokonferenz zielführend sein kann. Besonders ist auf die Tonqualität zu achten. Die Toleranz gegenüber einem schlechteren Bild ist weitaus niedriger als gegenüber einem schlechten Ton. Sorgen Sie also immer dafür, dass die Tonspur klar und angenehm anzuhören ist.

Faktoren für die Wahl der Kamera

Es sollte zunächst überlegt werden, wie gut die Qualität der Aufnahme sein sollte. Als Faustformel lässt sich sagen, dass Videos unter einer HD-Auflösung (720p) kaum noch akzeptiert werden. Gleichzeitig haben hohe Auflösungen wie zum Beispiel 4K (2160p) den Nachteil, dass die Datenmengen zu hoch sind und damit Probleme bei der Übertragung verursachen. Derzeit geht die Tendenz zum Full-HD-Format (1080p).

Mit der Auflösung kann dann nach einer geeigneten Kamera geschaut werden. Inzwischen sind in vielen Smartphones bereits Kameras eingebaut, welche eine ausreichende Auflösung bei solider Bildrate bieten. Webcams hingegen liefern häufig keine ausreichende Qualität. Wer es einfach haben will, sollte auf einen Camcorder zurückgreifen. Im Bereich der Spiegelreflexkameras gibt es zwar ebenfalls viele Kameras, die wirklich gute Bilder machen können, hier sind aber oft Modifikationen notwendig, um die gewünschte Handhabung zu erzielen. Der Camcorder dagegen ist von vornherein auf Video und Liveübertragung ausgerichtet.

Wichtig ist auch, dass der Bildausschnitt manuell eingestellt werden kann, am besten geht das über ein Zoom-Objektiv. Grundsätzlich sollte man bei der Wahl der Kamera darauf achten, dass diese einen Weitwinkel hat, also eine Brennweite von 15-30 mm. Dieser hat den Vorteil, dass auch in engen Räumen ein möglichst großer Bildausschnitt aufgenommen werden kann. Die meisten Camcorder haben einen solchen Weitwinkel.

Zuletzt sollte darauf geachtet werden, ob eine Kamera für den Dauerbetrieb ausgelegt ist. Kann sie an eine Stromquelle angeschlossen werden oder lassen sich die Akkus ohne Unterbrechung wechseln? Hier sind die Spiegelreflexkameras im Nachteil, denn diese werden künstlich nach 15 bis 30 Minuten abgebrochen, da sie als Fotokamera weniger Zollgebühren kosten. Das kann modifiziert werden, benötigt aber zusätzliches Knowhow. Auch sollte über Testberichte recherchiert werden, wie lange die Kamera den Dauerbetrieb durchhält. Gerade günstigere Geräte können schnell überhitzen und fallen dann aus.

Existiert eine gewisse Erfahrung mit dem Umgang von Kameras bieten Systemkameras viele Funktionen, die die Aufnahme professionellerer machen.

Übertragung eines Live-Videos

In den meisten Fällen nutzen Veranstalter:innen sogenannte Konferenzplattformen. Diese haben den Vorteil, dass sie bereits viele Funktionen wie Chats, Apps und Erinnerungsmail mit sich bringen und der Veranstaltung insgesamt einen professionellen Eindruck verleihen.

Um die Übertragung des Video-Signals auf die Plattform muss man sich jedoch selbst kümmern. Bei Smartphones kann dies häufig direkt über eine App erfolgen. Auch bei der Verwendung von Webcams stellt das in der Regel kein großes Problem dar. Bei den meisten Kameras und Camcordern ist die Herausforderung jedoch größer, da nicht alle Geräte eine Funktion haben, um ein Live-Bild an einen Rechner zu übertragen. Hier sorgt eine sogenannte Capture-Card für Abhilfe, die als Adapter zwischen Kamera und Rechner fungiert. Der Computer verarbeitet das Signal dann wie eine Webcam.

Möglicher Aufbau bei der Verwendung einer Capture Card

Wenn neben einem Livebild auch die Präsentation übertragen werden soll, dann sollten Kamera und Ton über den gleichen Rechner angeschlossen sein. Die Präsentation kann über einen zweiten Rechner laufen, allerdings ist es in der Regel einfacher mit einem Rechner zu arbeiten. Hierbei spielt auch das verwendete Konferenz-Tool eine Rolle. Daher gilt es hier beim Anbieter nachzufragen und im Vorfeld der Konferenz verschiedene Varianten auszuprobieren.

Orchestrierung mehrerer Video-Signale

Soll während der Live-Übertragung zwischen verschiedenen Kameraperspektiven gewechselt werden, muss eine zusätzliche Software eingesetzt werden. In der Regel laufen dabei verschiede Kamera-Input-Signale über einen USB-Anschluss auf einem Rechner zusammen. Die Software erstellt dann eine Art virtuelle Webcam und die Bildregie kann dann zwischen den einzelnen Einstellungen wechseln. Vor allem bei Podiumsdiskussionen kommen oft mehrere Kameras zum Einsatz, um die Sprechenden auch in Großaufnahme zu zeigen. Dies erfordert ein gutes Gefühl für die Situation im Raum, um die wichtigen Momente aus der richtigen Perspektive zu erfassen. Die wohl bekannteste Software dafür ist die Open Broadcaster Software (OBS), weil sie kostenfrei ist und schon relativ lange auf dem Markt existiert.

Die Wahl des Mikrofons für die Tonaufnahme

Bei Mikrofonen ist es besonders empfehlenswert, darauf zu achten, dass sich diese möglichst nah am Mund der aufzunehmenden Person befinden. Somit bieten sich besonders Bügelmikrofone und Ansteckmikrofone an. Handmikrofone können selbstverständlich auch gewählt werden, sie müssen jedoch sehr dicht am Mund gehalten werden, woran gerade unerfahrene Sprecher:innen nicht immer denken. Sie sind aber praktisch bei vielen verschiedenen, wechselnden Personen und für Fragen aus dem Publikum. Tonaufnahmen sollten immer gezielt aufgenommen werden. Im alltäglichen Leben fokussiert das Ohr auf diejenigen Situationen, die wir anhören wollen. Das ist bei einer Tonaufnahme schwieriger, weswegen die Zuhörer:innen eher eine Kakophonie vieler Stimme wahrnehmen wird. Die Beschaffenheit der Mikrofone in Bezug auf Membran oder Richtcharakteristik kann für den Gebrauch in Webkonferenzen nahezu ignoriert werden. Für das Streaming von Veranstaltungen sollte man sich im Vorfeld ausreichend über die verschiedenen Arten von Mikrofonen informieren, denn hier können sich die Unterschiede deutlich machen.

Wie das Signal dann aufgenommen werden kann, hängt sehr stark vom Mikrofon und den dort verbauten Steckern und Technologien ab. So können bei einigen mobilen Recordern der bekannte Klinke-Stecker verwendet werden. Andere bieten einen USB-Stecker an und wieder andere haben XLR-Stecker, welche dann ein professionelleres Aufnahmegerät benötigen. Grundsätzlich sind die Geräte in ihrer Qualität sehr vergleichbar und unterscheiden sich eher in der Bedienungsfreundlichkeit und Funktionalität. In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, zwischen das Mikrofon und das Aufnahmegerät noch ein weiteres Gerät zwischenzuschalten. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn mehrere Audiosignale live abgemischt und dann kombiniert aufgenommen werden sollen oder das Signal mittels Funk übertragen werden soll, damit weniger Kabel durch einen Raum gelegt werden müssen.

Übertragung eines Live-Audiosignals

Um das Audiosignal live in eine Webkonferenz zu übertragen, kann entweder ein mobiles Endgerät oder ein PC/Laptop verwendet werden. Eine spezielle Software braucht es dafür eher selten, da diese über das Betriebssystem zur Verfügung gestellt wird. Bei der Hardware muss somit nur auf die Stecker der Geräte geachtet werden. Es ist jedoch gerade bei der Verwendung von mehreren Mikrofonen sehr sinnvoll, dass ein Mischpult eingesetzt wird. Hier werden die verschiedenen Audiosignale gebündelt, können in ihrer Lautstärke aufeinander angepasst werden und dann auf einen Rechner übertragen werden. Das Signal des Mischpultes kann dann als Mikrofon in der Software ausgewählt werden.

Möglicher Aufbau zur Aufnahme des Audiosignals

Zeit und Personalaufwand

Der technische Aufbau nimmt leider einige Zeit in Anspruch. Es hilft während der Live-Situation die Aufgaben im Team klar zu definieren und sich immer auf eine Signalstrecke zurzeit zur konzentrieren. Hinzukommt, dass kleinere Änderungen dazu führen können, dass der Aufbau erneut getestet werden muss. Dies gilt insbesondere für Softwareupdates.

Möglicher Aufbau einer hybriden Veranstaltung

Während der Veranstaltung muss die Technik stetig überwacht werden, da durch diverse Ereignisse Probleme auftreten können. Dies gilt zum Beispiel bei den Sprechlautstärken der Redenden, die am Mischpult nachgeregelt werden müssen.

Wenn die Veranstaltung hybrid durchgeführt werden soll, empfiehlt es sich, zu der Moderation im Raum und der Person zur Betreuung der Technik mindestens eine weitere Person einzusetzen, die den Chat betreut. Sie hat die Aufgabe, Fragen bzw. Beiträge zu sammeln und diese für die Präsenzveranstaltung zur Verfügung zu stellen. Dafür ist eine klare Absprache zwischen den beiden Moderierenden notwendig.

Besonderheiten von Onlineformaten

Es sollte bei der Konzeption von hybriden und reinen Onlineformaten sehr darauf geachtet werden, dass sich Personen online anders verhalten als in Präsenz. Es fehlt die Atmosphäre, die eine Veranstaltung vor Ort mit sich bringt. Dadurch sinkt die Aufmerksamkeitsspanne und es kommt schneller zu Langeweile, die schwieriger von den Vortragenden erkannt werden kann. Gleichzeitig ist es für die Teilnehmenden leichter, sich der Situation zu entziehen und nebenbei andere Aktivitäten zu verfolgen. Auch fallen viele Techniken weg, die in Präsenz genutzt werden, um die Veranstaltung abwechslungsreicher machen. Darüber hinaus sind Netzwerkaktivitäten im Onlineformat um ein Vielfaches weniger gern genutzt und so verlaufen diese häufig im Nichts, obwohl diese bei Präsenzveranstaltung einer der wichtigsten Faktoren für die Teilnahme sind.

Dem kann durch die Einbindung von Interaktionsmöglichkeiten entgegengewirkt werden. Umfragen sind hier ein häufig verwendetes Tool. Des Weiteren kann die Einbindung von Quizzen gut für die Erhöhung der Aufmerksamkeit genutzt werden. Zudem können auch Abstimmungen durchgeführt werden.

Ob sich der Mehraufwand lohnt, der mit einer hybriden Veranstaltung einhergeht, hängt stark vom Ziel ab. Überlegen Sie daher genau, was Sie mit der Veranstaltung erreichen wollen. Bei großen Konferenzen kann es sich lohnen, sich eine professionelle Videoproduktion als Partner zur Seite zu stellen.