Digitalisierung bei der Steuerberatungsgesellschaft DANTAX – Digital Challenge 2020

  • Digital Challenge

Wie sieht die Steuerberatung der Zukunft aus? Und warum ist Dänemark bei der Digitalisierung wesentlich schneller? Wir haben mit Jan Meyer-Sievers und Birgit Thomas von der DANTAX Steuerberatungsgesellschaft mbH gesprochen.

DANTAX: Steuerberatung im Deutsch-Dänischen Raum

DANTAX sitzt in Flensburg-Harrislee und betreut seit fast 35 Jahren dänische Firmen und Privatpersonen, die in Deutschland steuerpflichtig sind. Die Beratung umfasst neben dem deutschen Steuerrecht auch Bereiche wie Gründung und deutsche Geschäftskultur. Ein besonderes Herausstellungsmerkmal von DANTAX ist, dass alle Mitarbeitenden dänischsprachig sind, was wichtig für das Vertrauensverhältnis zu den Kund*innen ist.

Was bedeutet Digitalisierung in der Steuerberatung

Schnell kommt Jan Meyer-Sievers ins Plaudern, als es um das Thema Digitalisierung geht: „Die Steuerberater waren in gewisser Weise Vorreiter bei der Digitalisierung. So gab es schon sehr früh die elektronische Buchhaltung. Inzwischen hat die Digitalisierung die gesamte Veranlagung erfasst und damit ist auch die Komplexität der Veranlagung gestiegen.“ Allerdings seien Steuerberater*innen auch ein sehr konservatives Volk und viele arbeiten weiterhin mit Papierakten. DANTAX ist hier schon einen Schritt weiter. „Wir haben vor sechs Jahren komplett auf papierloses Büro umgestellt. Die Kommunikation mit unseren Kunden findet schon seit Ende der 90er Jahre wesentlich über E-Mail statt. Das liegt auch daran, dass die Dänen der Digitalisierung sehr viel offener gegenüberstehen“, erklärt Meyer-Sievers, „und wir wollten die Möglichkeiten nutzen.“ So wurden zum Beispiel Rechnungen schon sehr früh ausschließlich elektronisch versendet, was in Deutschland erst seit kurzem möglich ist.

Im zweiten Schritt arbeitet DANTAX nun daran, auch alle Workflows zu digitalisieren und die Mitarbeitenden für die Möglichkeiten der Digitalisierung zu begeistern. „Unsere Mitarbeiter sind nicht perfekt und die Workflows müssen auch immer wieder überdacht werden“, erklärt Meyer-Sievers. Daher hat DANTAX vor drei Jahren über das Programm „unternehmenWert: Mensch plus“ der Bundesagentur für Arbeit agile Prozesse eingeführt. Dabei handelt sich es um einen abgewandelten SCRUM-Prozess, der das Unternehmen dabei unterstützt, die Abläufe im Betrieb neu zu denken.

Digital arbeiten mit sensiblen Daten

Eine große Herausforderung sind der Datenschutz und die Datensicherheit. „Besonders für den Bereich Lohnabrechnung und Personaldaten gibt es sehr dezidierte Vorschriften. Darum haben wir hier auch lange diskutiert und uns letztendlich dazu entschlossen, eigene Portale zu nutzen. Die komplette Verschlüsselung von E-Mails ist zu kompliziert“, erläutert Meyer-Sievers. Zum Einsatz kommen daher eine Kanzlei-Software sowie eine eigenes Austauschportal, über das die Kund*innen die entsprechenden Dokumente an die Steuerberatung senden können. „Aber auch intern ist das Thema komplex. Die Digitalisierung führt zu einem Kulturwandel im Unternehmen.“ So müssten viele Dinge anders gedacht werden, oftmals pragmatischer, wodurch die Verantwortung der Mitarbeitenden steige. „Wenn ich mit vertraulichen Daten umgehe, muss ich ein höheres Verantwortungsgefühl haben und auch eine höhere Kompetenz darin, mit solchen Informationen umzugehen.“

Die Dänen gehen pragmatischer an die Digitalisierung heran

Ebenso interessant ist natürlich auch, warum das Nachbarland Dänemark bei der Digitalisierung schon sehr viel weiter ist als Deutschland. „Generell kann man sagen, dass die Dänen sehr viel lösungsorientierter an die Digitalisierung herangehen“, erklärt Birgit Thomas. „Die wollen nicht lange darüber reden, warum da jetzt ein Problem ist, sondern wie sie weiterkommen. Wenn das für die Allgemeinheit gut ist, dann wird das durchgezogen.“

Gehen die Deutschen also zu verkopft an die digitale Transformation? Zum Teil ja. Besonders wird das jetzt in der Pandemie deutlich. „Wenn man an die Einführung der Patientenakte denkt - das Projekt ist schon 15 Jahre alt und soll jetzt in den nächsten ein bis zwei Jahren eingeführt werden“, sagt Meyer-Sievers. „In Dänemark ist das Gesundheitswesen weitestgehend digitalisiert und die Daten werden - soweit sinnvoll - untereinander ausgetauscht. Auch die Behörden sind vernetzt. Das macht sich Dänemark gerade bei der Impf-Strategie zu Nutze, die dadurch sehr zielgerichtet durchgeführt werden kann.“ Hier wünscht er sich mehr Pragmatismus von den Deutschen, wenngleich die Diskussion über Datenschutz, Datensicherheit und die Vernetzung von Daten wichtig ist und geführt werden muss.

Die Bedürfnisse wandeln sich

Zum Schluss wollen wir natürlich wissen, wie unsere Digital Challenge bei DANTAX angekommen ist und ob die Teilnahme das Unternehmen weitergebracht hat. Unter dem Motto „Sustainable Disruption“ hatten zwei Studierenden-Teams aus Flensburg eine Woche lang das Unternehmen auf die Probe gestellt und zwei Ideen entwickelt, wie DANTAX die Digitalisierung für sich nutzen kann. Herausgekommen sind zwei Apps. Die eine erleichtert die Einreichung von Unterlagen und erinnert an fällige Fristen, die andere automatisiert den Erstkontakt mit Gründer*innen.

„Ich fand es interessant, mit welchen Fragen die Studierenden da rangegangen sind. Zur Beantwortung mussten wir einen Schritt zurückgehen und von außen auf das Unternehmen blicken, um zu analysieren, wie wir eigentlich arbeiten, um dann zu sehen, was aus den Informationen gemacht wird. Da war ein besonderer Geist. Jung und dynamisch“, erklärt Birgit Thomas begeistert.

Besonders im Fokus standen die veränderten Erwartungshaltungen. „Die Kunden sind heute nicht mehr bereit, für jeden Service zu zahlen, daher wäre eine App für den Erstkontakt genau richtig. Erst wenn individuelle Fragen auftauchen, kommt es zum Beratungsgespräch, für das dann auch die Bereitschaft da ist, dafür zu zahlen“, erläutert Birgit Thomas. Die Gründungsgeneration arbeite sehr digital und damit steige natürlich auch die Erwartung an die Steuerberatung, sich an die Möglichkeiten anzupassen. Das bedeutet, dass die Kund*innen (besonders Startups) heute erstmal viel selbst herausfinden wollen, bevor sie eine Beratung in Anspruch nehmen. Diese Möglichkeiten werden nach Ansicht von Jan Meyer-Sievers noch weiter steigen: „Es gibt schon jetzt konkret Projekte, um Gesetzesauslegungen zu digitalisieren und ich kann mir gut vorstellen, dass da in den nächsten 5 Jahren einiges passieren wird. Im Moment ist es eher noch Unterstützen bei Recherchen, aber in Zukunft kann man bestimmt auch Rechtsfragen in allgemeiner Sprache eingeben und bekommt dann vom System eine entsprechende Lösung.“ Was die Maschine nicht ersetzen kann, ist jedoch der persönliche Kontakt und das Vertrauensverhältnis zwischen Kundschaft und Beratung. Und gerade, wenn es um sensible Daten geht oder die Prozessdokumentation in den Unternehmen erarbeitet werden soll, ist die persönliche Steuerberatung weiterhin wichtig.

Das Interview führte Jessica Kordouni

Dantaxwar Teilnehmerin bei der Digital Challenge 2020. Im Zuge der einwöchigen Veranstaltung haben zwei Studierenden-Teams neue Geschäftsmodelle entwickelt und Dantax auf den digitalen Prüfstand gestellt.