Anwendungsszenario Lebensmittelproduktion: Kundenbestellung und Ressourcenplanung

  • Expertise

Täglich Dutzende Kundenbestellungen, das ist nicht selten in der Lebensmittelbranche. Häufig geht es dabei um kurzfristige Aufträge bei denen zusätzlich individuelle Kundenwünsche berücksichtigt werden müssen. Hinzu kommen unterschiedliche Bestellkanäle, die die Weiterverarbeitung der Bestelldaten zusätzlich erschweren. Nicht zuletzt müssen auch die Ressourcen frisch und in ausreichender Menge vorhanden sein.

Ein intelligentes, digitales System kann Sie dabei unterstützen, Aufträge schnell zu erfüllen und benötigten Ressourcen präzise zu kalkulieren.

Herausforderung: Eingang von Kundenbestellungen

Kundenbestellungen können über unterschiedliche Kanäle bei Ihnen als Hersteller*in ankommen. Für gewöhnlich kommen sie per Telefon, E-Mail oder über einen Online-Shop. Da sich hier analoge und digitale Daten mischen, erschwert das die elektronische Weiterverarbeitung. Verzögerungen und Fehler können die Folge sein.

Die Lösung

Dank zentralisierter Bestellkanäle können Sie selbst entscheiden, über welche Kanäle Sie die Auftragsdaten erhalten. So kann zum Beispiel ein gut strukturiertes Bestellportal den Prozess erleichtern. Dieses Portal ist direkt mit einem ERP-System verbunden, über das die weiterführende Ressourcenplanung stattfindet. Das Portal ist so konzipiert, dass eine Weiterverarbeitung der Daten reibungslos funktioniert. Bei Bedarf können eingehende Bestellungen auch über eine externe Partnerin aufbereitet und im Anschluss zur Herstellerin gegeben werden.

Herausforderung: Ressourcenplanung

Sind genug Zutaten und Verpackungsmaterialien im Lager? Muss etwas nachbestellt werden? Gibt es genug Personal und freie Kapazitäten in den betroffenen Produktionsbereichen? Diese und viele weitere Fragen gilt es in der Auftragsplanung zu beantworten. Ohne unterstützendes EDV-System bedeutet das einen erheblichen manuellen Aufwand, denn oft ist eine Abstimmung mit gleich mehreren Personen notwendig. Zudem besteht das Risiko, Ressourcen falsch zu planen. Besonders während eines Auftragshochs kann das zu Problemen und Stress unter Ihren Mitarbeitenden führen.

Die Lösung

Hier kann Sie die automatische Ressourcenplanung unterstützen. Das System ermittelt, welche Rohstoffe verfügbar sind, welche Produktionsanlagen frei sind und welches Personal den Auftrag übernehmen kann. Möglich macht das eine Kombination aus umfangreichen Stammdaten und selbständig ablaufenden Abfragen, die die Software durchführt. Die Stammdaten enthalten alle relevanten Informationen wie Rezepte, kalkulatorische Verluste beim Schälen oder Kochen sowie Personalpläne. Kurz gesagt: Die Software weiß, für welches Produkt welche Rohwaren in welcher Menge mit welchen Maschinen von welchem Personal hergestellt werden können.

Sobald die Kundenbestellung eingeht, schlägt das ERP-System einen genauen Plan für die Produktion vor. Selbstverständlich sind hier noch Feinjustierungen möglich. Werden alle Anforderungen für eine Produktion erfüllt, wird eine Auftragsbestätigung für die Kund*innen und ein Produktionsauftrag für alle betroffenen Produktionsbereiche ausgelöst.

Beispielhafter Ablauf der Auftragsbearbeitung. Quelle: KIN-Lebensmittelinstitut

Der Nutzen

  • Reduktion von Zeit und Fehlern bei Datenaufnahme und Ressourcenplanung
  • Durchgehender Datenfluss von Anfang an ohne händische Übertragung
  • Daten stehen in einer für die Weiterverarbeitung benötigten Form zur Verfügung
  • Optimierte und flexible Produktionsprozesse

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