Agile Tools #05 - Timeshift

  • Experten-Stimme

Wie kann ich meine Arbeitszeit als Führungskraft besser planen und welche meiner Aufgaben kann auch jemand anderes übernehmen. Dieses Tool kann Ihnen helfen, mehr Verantwortung an Mitarbeitende abzugeben.

Wo ist meine Zeit geblieben?

Der Leitgedanke des agilen Arbeitens ist, das Teams oder kollegial geführte Kreisorganisationen die anstehenden Aufgaben nicht als Erbhöfe betrachten. Das heißt, Aufgaben fallen nicht automatisch einer bestimmten Person zu, sondern können (theoretisch) von allen Teammitgliedern erledigt werden, wenn keine besonderen Fachkenntnisse erforderlich sind. Bei einem Timeshift geht es auf der Führungsebene genau darum. Nicht jede Aufgabe, die im Moment von Ihnen als Führungskraft ausgeübt wird, muss auch dort verbleiben. Im Gegenteil kann Verantwortung auch an Teammitglieder abgeben werden. Es gilt also herauszufinden, welche Aufgaben das sein können.

Wie wende ich Timeshift an?

Beim agilen Arbeiten geht es nicht vordergründig um die Einführung neuer Methodiken, sondern vor allem um eine Veränderung der Haltung. Es gilt die Fähigkeiten aller Teammitglieder bzw. Mitarbeitenden zu erkennen und Verantwortung zu übertragen, um selbst mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben als Führungskraft zu erhalten. Daher ist es wichtig, Aufgaben zu identifizieren, die delegiert werden können.

Wie kann ich es umsetzen?

Um herauszufinden, wieviel Zeit Sie für bestimmte Tätigkeiten brauchen, sollten Sie einen Monat lang Minutenprotokolle führen. So finden Sie heraus, welche Arbeiten Sie machen und wieviel Zeit sie in Anspruch nehmen. Wo haben Sie Ihre Arbeit gut strukturiert und wo nicht? Wo wurden Sie aus der Arbeit herausgerissen? An welchen Meetings nehmen Sie teil? Welche Projekte haben Sie angefangen und dann liegen gelassen? Und vieles mehr.

Nachdem Sie sich einen Überblick verschafft haben, analysieren Sie die einzelnen Aufgaben und Meetings und ordnen sie drei Kategorien zu: a) Mache ich, b) kann ich abgeben, muss aber unterstützen, c) Kann ich delegieren

Hinterfragen Sie, warum Sie bestimmte Aufgaben nicht abgeben wollen. Was passiert, wenn Sie es doch täten? Und welche Chancen birgt es, wenn Sie es tun und das Risiko eingehen?

Geben Sie dann bewusst die Aufgaben ab, die Sie delegieren wollen.

Worauf muss ich noch achten?

Seien Sie mutig und ehrlich zu sich selbst. Sie müssen nicht bei jedem Meeting dabei sein und auch nicht jede Aufgabe muss Chefsache sein. Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitenden, dass sie diese Verantwortung ebenso tragen können.

Quelle: Dominique Stroh: „Agil geht anders – Eine Toolbox für den Führungsalltag“ (2019)

Autorin

Jessica Kordouni
Öffentlichkeitsarbeit

Jessica Kordouni