Agile Tools #09: Timeboxing für Meetings

  • Expertise

Schluss mit unproduktiven Meetings. Mit Timeboxing legen Sie von vornherein fest, wie lang eine Sitzung oder ein Besprechungspunkt dauern darf. So funktioniert diese Methode.

Was ist eine Timebox?

Timeboxing ist eigentlich ein Werkzeug aus dem Zeitmanagement. Die Timebox gibt dabei an, wieviel Zeit für die Erledigung einer Aufgabe eingeplant ist.

Timeboxing wird jedoch auch dafür genutzt, um die Zeit für Besprechungen und Meetings im wahrsten Sinne des Wortes zu "bändigen". Denn umso mehr Zeit wir haben, umso größer ist die Gefahr sich in Smalltalk oder Grundsatzfragen zu verrennen, die viel Zeit fressen. Für Timeboxing gibt es spezielle Uhren, die für das gesamte Besprechungsteam sichtbar aufgestellt wird. Vor der Besprechung wird für jeden Tagesordnungspunkt eine bestimmte Dauer festgelegt, die möglichst eingehalten werden muss. Sollte die Diskussion doch etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen, so wird das Thema entweder vertagt oder die Timebox durch Mehrheitsbeschluss verlängert.

Wie verwendet man Timeboxing?

Timeboxing ermöglicht es der Sitzungsleitung oder Moderation, die Dauer der Besprechung genauer einzuschätzen und eine Überforderung der Sitzung zu vermeiden. Sind für eine Besprechung zu viele Themen geplant, so kann schnell Frust im Team entstehen. Zum Beispiel dann, wenn aufgrund der fehlenden Konzentration oder durch Anschlusstermine Einzelpunkte auf der Tagesordnung nicht ausreichend besprochen werden können.

Für das Aufstellen der richtigen Timeboxen braucht es etwas Erfahrung. In der Regel reichen aber wenige Sitzungen aus, um die richtige Zeit gut einzuschätzen. Der Einsatz einer für alle sichtbaren Uhr hilft dem Team, sich rechtzeitig in die Diskussion einzubringen. Kurz vor Ende sollte genug Zeit eingeräumt werden, um ein Fazit oder eine Aufgabenverteilung zu formulieren.

Worauf muss ich beim Timeboxing achten?

Die Timebox hat einen gewissen Erziehungseffekt, gerade bei Menschen, die zu langen Monologen neigen. Trotzdem sollte darauf geachtet werden, dass nicht einzelne Personen den gesamten Raum einnehmen. Daher kann es sinnvoll auch eine Redezeitbegrenzungen und Redelisten einzuführen.

Autorin

Jessica Kordouni
Marketing, Arbeiten 4.0, SCRUM

Jessica Kordouni