Agile Tools #02 - Das Kanban

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Das Kanban ist ein Projektmanagement-Tool, das sich gerade für komplexere Projekte eignet. Es fördert die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern und sorgt für einen guten Überblick über alle Projektschritte. Wie Kanban funktioniert, stellen wir Ihnen kurz vor.

Was ist Kanban?

Kanban geht auf den Japaner Taiichi Ōhno zurück. Er suchte 1947 nach einer Methode, um die ungenügende Produktivität der Autofabrik, in der er arbeitete, zu verbessern. Die Idee dahinter beschrieb er wie folgt:

„Es müsste doch möglich sein, den Materialfluss in der Produktion nach dem Supermarkt-Prinzip zu organisieren, das heißt, ein Verbraucher entnimmt aus dem Regal eine Ware bestimmter Spezifikation und Menge; die Lücke wird bemerkt und wieder aufgefüllt.“

Kanban ist also eine ToDo-Liste, die die Aufgaben in einem Prozess darstellt. Das Board, das entweder analog an der Wand oder digital mit entsprechenden Tools realisiert werden kann, ist für alle Teammitglieder einsehbar, so dass jeder immer das gesamte Projekt vor Augen hat.

Wo kann Kanban angewendet werden?

Kanban eignet sich, um Projektabläufe und Prozesse besser zu visualisieren und die einzelnen Schritte darzustellen. Optimal ist es, es mit einem Daily zu verbinden.

Durch den besseren Überblick und die Transparenz für das gesamte Team können die Prozesse optimiert und effizienter gestaltet werden. Dabei steht das gemeinsame Ziel im Vordergrund. Wie können wir als Team dieses Ziel am besten erreichen? Diese Frage lässt sich anhand des Kanbans und in den täglichen Kurzbesprechungen am besten beantworten. Zudem können alle voneinander lernen.

Wie sieht ein Kanban aus?

Ein Kanban-Board besteht in seiner einfachsten Form aus einem Whiteboard oder einem anderen Wandboard, an dem PostIts mit Aufgaben geklebt werden. Diese werden auf drei Spalten verteilt:

ToDo
Doing
Done

Die Ausgestaltung ist sehr vielfältig und kann an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden. So wäre zum Beispiel auch folgende Einteilung denkbar:

Stories
ToDo
Waiting
Test
Done

Exkurs: Arbeiten mit Stories

Komplexe Projekte und Prozesse haben die Eigenschaft, das nicht immer vorhersehbar ist, wie der Weg zum Ziel tatsächlich aussieht oder ob sich die Ansprüche an das Ziel (zum Beispiel an ein Produkt) im Verlauf des Prozesses verändern. Eine genaue Projektbeschreibung kann zu einer vorgefertigten Vorstellung führen, die nicht immer hilfreich ist. Mit einer sprechenden, aber flexiblen Formulierung kann diese vorzeitige Festschreibung in den Köpfen der Teammitglieder verhindert werden. Hier greifen die Stories.

Statt zu sagen:

Digitales Arbeitsportal in unserem Intranet entwickeln

Sagen die Stories:

Es soll ein Ort geschaffen werden, an dem sich unsere Mitarbeitenden digital vernetzen und austauschen können. Ziel ist es, das kollaborative Arbeiten über unser Netzwerk zu fördern und dabei alle Menschen mitzunehmen.

Somit beschreiben Stories die Zielsetzung und eben nicht schon ein bestimmtes Tool.

Worauf muss beim Kanban geachtet werden?

Transformative Prozesse betreffen Menschen und können auch nur mit den Menschen zusammen durchgeführt werden. Das gilt auch bei der Einführung eines Kanbans. Sie sollten als Führungskraft von vornherein das betroffene Team mit einbeziehen und die Mitarbeitenden nach ihren Wünschen fragen. Denn ein Kanban stellt zunächst die gewohnten Abläufe in Frage und löst das „Für-sich-Arbeiten“ zum größten Teil ab. Daher ist es wichtig, die Akzeptanz für das neue Tool zu fördern, damit alle mit dem Kanban arbeiten wollen und es pflegen.

Autorin

Jessica Kordouni
Öffentlichkeitsarbeit

Jessica Kordouni

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